Nebenkostenabrechnung erstellen: welche Kosten Sie umlegen dürfen

Die Betriebskostenabrechnung ist die Aufgabe, an der im Verwaltungsjahr die meiste Zeit hängt — und die mit dem höchsten Fehlerrisiko. Eine formell fehlerhafte Abrechnung kann eine berechtigte Nachforderung komplett entwerten. Hier die Struktur, an der Sie sich entlanghangeln können.

1. Die Grundlage ist immer der Mietvertrag

Betriebskosten dürfen nur umgelegt werden, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Ohne Vereinbarung sind sie mit der Miete abgegolten — dann hilft auch der schönste Katalog nicht weiter.

Üblich und ausreichend ist eine Klausel, die auf die Betriebskostenverordnung verweist. Steht dort dagegen eine abschließende Aufzählung einzelner Positionen, können Sie auch nur diese abrechnen. Prüfen Sie das einmal je Mietverhältnis — bei Altverträgen lohnt sich der Blick besonders.

2. Was umlagefähig ist

Die Betriebskostenverordnung listet in § 2 die umlagefähigen Positionen auf. Die wichtigsten in der Praxis:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Heizung und Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung und Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes
• Hausmeister — allerdings nur der Anteil für laufende Tätigkeiten, nicht für Reparaturen
• Gemeinschaftsantenne oder Breitbandanschluss im gesetzlich zulässigen Rahmen
• Wäschepflegeeinrichtungen

Dazu kommt die Auffangposition „sonstige Betriebskosten". Sie ist nur nutzbar, wenn die konkrete Kostenart im Mietvertrag ausdrücklich benannt ist — etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern oder die Dachrinnenreinigung. Ein pauschales „sonstige Betriebskosten" im Vertrag genügt dafür nicht.

3. Was nicht umlagefähig ist

Die klassische Fehlerquelle. Nicht auf den Mieter umlegbar sind:

• Instandhaltung und Instandsetzung — jede Reparatur, vom tropfenden Hahn bis zur Dachsanierung
• Verwaltungskosten — auch die Vergütung Ihrer Hausverwaltung
• Zuführungen zur Instandhaltungsrücklage bei Eigentumswohnungen
• Kosten der Neuvermietung, Inserate, Besichtigungen
• Bankgebühren und Kontoführung des Vermieters
• Leerstandskosten — die trägt der Eigentümer für die leerstehende Einheit selbst

4. Die Zwölf-Monats-Frist

§ 556 Abs. 3 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Läuft der Abrechnungszeitraum wie üblich vom 1. Januar bis 31. Dezember, muss die Abrechnung für das Jahr 2026 also bis zum 31. Dezember 2027 beim Mieter sein.

Zwei Konsequenzen, die man kennen sollte:

• Nach Fristablauf sind Nachforderungen ausgeschlossen, sofern Sie die Verspätung zu vertreten haben. Eine verspätete Abrechnung des Messdienstleisters entlastet Sie in der Regel nicht — Sie müssen dann notfalls schätzen und später korrigieren.
• Ein Guthaben bleibt trotzdem auszuzahlen. Die Frist schützt den Mieter, nicht den Vermieter.

Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf dem Schreiben. Wer die Abrechnung am 30. Dezember in den Briefkasten wirft, hat die Frist gerissen, wenn der Mieter im Urlaub ist und das später beweisen kann. Planen Sie Puffer ein — wir versenden deshalb deutlich vor Jahresende.

5. Umlageschlüssel und Heizkosten

Zuerst gilt, was im Mietvertrag vereinbart ist. Fehlt eine Vereinbarung, wird nach Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB). Andere gebräuchliche Schlüssel sind Personenzahl, Wohneinheiten oder Verbrauch.

Für Heiz- und Warmwasserkosten gilt die Heizkostenverordnung: Sie müssen überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden, der verbrauchsabhängige Anteil liegt zwischen 50 und 70 Prozent. Rechnet der Vermieter das nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Anteil kürzen.

Den einmal gewählten Schlüssel sollten Sie nicht ohne Grund wechseln — Konsistenz über die Jahre ist ein wesentlicher Teil einer nachvollziehbaren Abrechnung.

6. Vier Fehler, die die Abrechnung angreifbar machen

1. Nicht umlagefähige Positionen mitgeschleppt. Vor allem Reparaturen, die in der Hausgeldabrechnung stehen.
2. Umlageschlüssel nicht angegeben. Die Abrechnung muss aus sich heraus nachvollziehbar sein: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters, geleistete Vorauszahlungen.
3. Leerstand auf die übrigen Mieter verteilt. Den Anteil leerstehender Einheiten trägt der Eigentümer.
4. Zu spät versandt. Der häufigste und teuerste Fehler überhaupt — und der einzige, der sich durch nichts mehr reparieren lässt.

Und einer, der keine Rechtsfrage ist, aber Ärger spart: Legen Sie die Belegeinsicht gleich mit an. Mieter, die nachfragen dürfen und eine verständliche Aufstellung bekommen, widersprechen deutlich seltener.