Wohnungsübergabe und Übergabeprotokoll

Warum das Protokoll so wichtig ist

Grundsätzlich muss der Vermieter beweisen, dass ein Schaden während der Mietzeit entstanden ist und über die vertragsgemäße Abnutzung hinausgeht. Ohne Einzugsprotokoll ist dieser Beweis praktisch nicht zu führen. Das Protokoll dreht die Ausgangslage: Was bei Einzug dokumentiert nicht da war und bei Auszug da ist, ist während der Mietzeit entstanden.

Umgekehrt gilt genauso: Mängel, die bei Einzug protokolliert wurden, kann der Mieter später nicht als neuen Schaden präsentieren — und der Vermieter kann sie nicht von der Kaution abziehen.

Was in ein Übergabeprotokoll gehört

• Zählerstände für Strom, Gas, Kalt- und Warmwasser, Heizung — jeweils mit Zählernummer. Ein Stand ohne Nummer ist im Streitfall wertlos.
• Schlüssel: Anzahl je Typ (Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Fahrradraum, Tiefgarage), bei Schließanlagen die Nummern.
• Zustand je Raum: Böden, Wände, Decken, Fenster, Türen, Sanitärobjekte, Einbauküche mit Geräten.
• Vorhandene Mängel konkret beschrieben — „Kratzer Parkett Wohnzimmer, ca. 20 cm, rechts vom Fenster" statt „Gebrauchsspuren".
• Renovierungszustand: renoviert, teilrenoviert oder unrenoviert übergeben. Das entscheidet über die Wirksamkeit der Schönheitsreparaturklausel.
• Inventar bei möblierter Vermietung, mit Zustand je Position.
• Datierte Fotos als Anlage, jedem Raum zugeordnet.
• Unterschriften beider Parteien und Datum.

Beim Einzug

Wir übergeben grundsätzlich persönlich, nie per Schlüsselübergabe am Briefkasten. Bei der Gelegenheit klären wir gleich die Dinge, die sonst später zu Rückfragen führen: wo die Absperrventile sitzen, wie die Heizung geregelt wird, wie die Lüftung funktionieren muss, wer bei Schäden kontaktiert wird. Die Wohnungsgeberbestätigung nach § 19 BMG stellen wir im selben Zug aus — die Frist beträgt zwei Wochen.

Beim Auszug: Vorabnahme vier Wochen vorher

Die Vorabnahme ist der unterschätzte Termin. Vier Wochen vor dem Auszug gehen wir mit dem Mieter durch die Wohnung und benennen, was zu tun ist. Das hat zwei Effekte: Der Mieter kann es selbst erledigen — günstiger für ihn, weniger Aufwand für Sie — und es entsteht kein Streit am letzten Tag, wenn der Umzugswagen schon wartet.

Bei der Endabnahme wird abgeglichen, was aus der Vorabnahme erledigt wurde. Offene Punkte kommen mit Nachfrist ins Protokoll. Erst danach steht fest, was von der Kaution einbehalten wird.

Fünf Fehler, die regelmäßig Geld kosten

1. Kein Einzugsprotokoll. Dann trägt der Vermieter beim Auszug die volle Beweislast.
2. Zählerstände ohne Zählernummern. Nach einem Zählerwechsel ist die Zuordnung dahin.
3. Pauschalformulierungen. „Wohnung in gutem Zustand" hilft niemandem.
4. Vorbehaltlose Endabnahme. Wer quittiert, dass alles in Ordnung ist, kann später kaum noch etwas geltend machen.
5. Fotos ohne Datum und Zuordnung. Ein Bild ohne Raumangabe beweist wenig.