Entscheidung
Selbst verwalten oder verwalten lassen? Eine Rechnung, keine Meinung
Kurz beantwortet: Eine vermietete Wohnung kostet in der Selbstverwaltung realistisch 15 bis 30 Stunden im Jahr, bei einem Mieterwechsel 25 bis 35 Stunden zusätzlich. Eine Mietverwaltung in München kostet bei uns 50,00 € brutto je Einheit und Monat, also 600 € im Jahr; diese Kosten sind nicht auf den Mieter umlagefähig, bei vermieteten Wohnungen aber in der Regel als Werbungskosten abzugsfähig. Die Entscheidung hängt weniger am Preis als an zwei Fragen: Haben Sie die Zeit zu den Zeitpunkten, an denen sie gebraucht wird — und tragen Sie das Risiko versäumter Fristen selbst?
Inhalt
Die Frage wird meist als Kostenfrage gestellt und ist keine. 600 € im Jahr für eine Wohnung sind bei einer Münchner Jahresmiete von 11.400 € gut fünf Prozent — eine Zahl, über die man diskutieren kann. Interessanter sind die beiden Zahlen daneben: der Zeitaufwand und das Risiko aus versäumten Fristen.
Wie viele Stunden es wirklich sind
Nicht die gefühlte, sondern die gemessene Liste. Eine vermietete Eigentumswohnung in München, ein Mieter, keine Besonderheiten:
| Aufgabe | Stunden pro Jahr |
|---|---|
| Mieteingang prüfen, Konto führen, Belege sortieren | 3–5 |
| Betriebskostenabrechnung erstellen, versenden, Rückfragen | 4–8 |
| WEG: Hausgeldabrechnung prüfen, Eigentümerversammlung | 3–6 |
| Schäden und Mängel: Meldung, Handwerker, Termine, Rechnungsprüfung | 3–8 |
| Mieterkontakt, Hausordnung, Nachbarschaft | 1–3 |
| Fristen überwachen, Mietanpassung prüfen und erklären | 1–3 |
| Steuerunterlagen zusammenstellen | 2–4 |
| Summe im Normaljahr | 17–37 |
| Zusätzlich bei Mieterwechsel | 25–35 |
Entscheidend ist nicht die Summe, sondern die Verteilung. Ein Rohrbruch passiert am Freitagabend, eine Besichtigung am Samstagvormittag, eine Mängelanzeige während Ihrer Arbeitszeit. Wer berufstätig ist und drei Wohnungen hat, hat nicht 60 Stunden im Jahr zu viel — er hat die 60 Stunden zu den falschen Zeitpunkten.
Was Fehler kosten
Die fünf Fehler, die wir in übernommenen Beständen am häufigsten vorfinden, mit ihrem typischen Preis:
- Betriebskostenabrechnung zu spät. Nach zwölf Monaten ist die Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Typischer Verlust: 300 bis 900 € je Wohnung und Jahr.
- Nicht umlagefähige Positionen umgelegt. Verwaltungskosten und Instandsetzung in der Abrechnung machen sie angreifbar; der Mieter kürzt, oft pauschal. Verlust: der strittige Betrag plus Zeit.
- Mieterhöhung formunwirksam. Falsche Begründung, zu früh erklärt, Kappungsgrenze überschritten. Verlust: ein Jahr Erhöhung, also bei 60 € monatlich 720 €.
- Indexanpassung vergessen. Nicht nachholbar. Bei 2,5 Prozent auf 1.000 € sind das 300 € im Jahr — dauerhaft, weil die Basis fehlt.
- Übergabeprotokoll fehlt oder ist dünn. Dann gibt es bei der Kautionsabrechnung nichts zu halten. Verlust: die gesamte Kaution als Verhandlungsmasse.
Dazu die Fehler, die seltener sind, aber größer: eine Miete über der Grenze der Mietpreisbremse mit Rückforderung über bis zu 30 Monate, und eine Eigenbedarfskündigung, die scheitert.
Was eine Verwaltung kostet
In München reichen die Modelle von der Pauschale je Einheit über Prozentsätze der Jahresmiete bis zu Mischmodellen mit Einzelberechnung. Den Marktvergleich mit allen Abrechnungsarten haben wir hier aufgeschrieben: Was kostet eine Hausverwaltung in München?
Unsere Preise:
- Wohnung: 50,00 € brutto je Einheit und Monat. Möblierte Wohnungen und Studio-Apartments gelten als eine Einheit.
- WG-Zimmer: 40,00 € brutto je einzeln vermietetes Zimmer und Monat.
- Stellplatz, Garage, Keller, Lager: ohne Aufpreis.
- Neuvermietung: feste Pauschale je Mietvertrag statt der marktüblichen zwei Monatskaltmieten.
- Keine Einrichtungsgebühr, Kündigungsfrist drei Monate zum Monatsende, keine Mindestlaufzeit.
Steuerlich: Verwaltungskosten sind nicht auf den Mieter umlagefähig — § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt sie ausdrücklich aus. Bei einer vermieteten Wohnung sind sie dafür in aller Regel als Werbungskosten abzugsfähig. Was das netto bedeutet, hängt von Ihrem persönlichen Steuersatz ab; die Einordnung im Einzelfall gehört zu Ihrem Steuerberater.
Die Rechnung
| Selbst verwalten | Verwalten lassen | |
|---|---|---|
| Zeitaufwand | 80–110 Stunden | 4–8 Stunden (Freigaben, Rückfragen) |
| Direkte Kosten | 0 € | 1.800 € brutto im Jahr |
| Software / Ordnung | Portal: 3 Einheiten kostenlos | enthalten |
| Neuvermietung | eigene Arbeit, 25–35 Stunden | feste Pauschale je Vertrag |
| Fristenrisiko | bei Ihnen | bei der Verwaltung |
| Erreichbarkeit für Mieter | Sie, auch abends | Verwaltung, 24 Stunden bei Schäden |
Wenn Sie Ihre Zeit mit 40 € ansetzen, kostet die Selbstverwaltung dreier Wohnungen rund 3.200 bis 4.400 € an Arbeitszeit gegen 1.800 € Verwaltungsgebühr. Setzen Sie Ihre Zeit mit null an, weil Sie es gern machen, dreht sich die Rechnung — dann bleibt nur das Fristenrisiko als Argument. Beides sind legitime Rechnungen; wichtig ist, sie offen zu machen.
Der Mittelweg, der oft übersehen wird
Es ist keine Alles-oder-nichts-Entscheidung. Drei Zwischenmodelle funktionieren in der Praxis:
- Selbst verwalten, aber mit System. Die meisten Fehler in der Selbstverwaltung sind Ordnungsfehler, nicht Wissensfehler: Belege verstreut, Fristen nicht notiert, Zählerstände nicht dokumentiert. Das Vermieter-Portal löst genau das — Mieten, Kosten, Unterlagen und Termine je Einheit, mit Export für den Steuerberater. Für bis zu drei Wohnungen dauerhaft kostenlos, jede weitere 1,99 € brutto im Monat. Einheiten, die wir verwalten, zählen nicht mit.
- Nur die Vermietung abgeben. Der Mieterwechsel ist der Block mit dem größten Zeitaufwand und dem größten Risiko. Wer ihn abgibt und den Rest selbst macht, nimmt sich die Spitze.
- Nur die Abrechnung abgeben. Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung sind die fehleranfälligsten Aufgaben; siehe Nebenkostenabrechnung erstellen lassen.
Wann welches passt
Selbstverwaltung passt, wenn Sie eine oder zwei Wohnungen haben, in oder nahe München wohnen, zeitlich flexibel sind, einen Handwerkerstamm haben und sich die Fristen zutrauen. Dann ist sie die wirtschaftlichere Wahl — und das Portal reicht als Werkzeug.
Verwaltung passt, wenn eines davon zutrifft: Sie haben drei oder mehr Einheiten; Sie wohnen nicht in München oder im Ausland (dazu Vermieten aus dem Ausland); Sie vermieten möbliert oder an WGs mit häufigen Wechseln; Sie haben einen schwierigen Mieter oder einen Zahlungsausfall; Sie sind beruflich so gebunden, dass Sie tagsüber nicht erreichbar sind; oder Sie haben in den letzten zwei Jahren eine Frist verpasst.
Der letzte Punkt ist der ehrlichste Indikator. Wer eine Betriebskostenabrechnung zu spät verschickt hat, wird es wieder tun — nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das System fehlt.
Wenn Sie wechseln wollen: Der Übergang von einer bestehenden Verwaltung ist weniger Arbeit als die meisten befürchten; wir fordern die Unterlagen beim bisherigen Verwalter an und informieren die Mieter. Der Ablauf in sechs Schritten: Hausverwaltung wechseln.
Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, Rechtsstand Oktober 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.