Abrechnung
Die Nebenkostenabrechnung erstellen lassen
Kurz beantwortet: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen — danach sind Nachforderungen ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Der wichtigste Punkt für Eigentümer einer Eigentumswohnung: Eine verspätete Hausgeldabrechnung der WEG entschuldigt Sie nicht. Der BGH hat entschieden, dass die WEG-Abrechnung keine Voraussetzung für die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter ist. Die Verzögerung Ihres WEG-Verwalters haben Sie gegenüber Ihrem Mieter zu vertreten.
Inhalt
Die Frist, die alles entscheidet
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums — bei Abrechnung nach Kalenderjahr also der 31. Dezember des Folgejahres. Geht die Abrechnung später zu, sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben müssen Sie dagegen auch dann auszahlen.
Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben.
Deshalb arbeiten wir mit belastbaren Ansätzen aus Wirtschaftsplan und Vorauszahlungen, wenn die WEG-Abrechnung absehbar zu spät kommt, und korrigieren im Folgejahr — das ist allemal besser als eine verfristete Abrechnung.
Die Schnittstelle zur WEG
Aus der Hausgeldabrechnung wird nicht einfach ein Betrag übernommen. Wir zerlegen sie in ihre Positionen und übernehmen nur die, die nach der Betriebskostenverordnung umlagefähig sind. Das Hausgeld-Saldo und die Abrechnungsspitze aus der WEG-Abrechnung gehören ausdrücklich nicht in die Betriebskostenabrechnung — das sind zwei verschiedene Rechtsverhältnisse.
Was umlagefähig ist — und was nicht
| Position aus der Hausgeldabrechnung | Umlagefähig? |
|---|---|
| Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Müll, Straßenreinigung | ja |
| Heizung und Warmwasser | ja, nach HeizkostenV |
| Aufzug, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Gebäudereinigung | ja |
| Sach- und Haftpflichtversicherung | ja |
| Hauswart | ja, aber ohne Instandhaltungs-, Schönheitsreparatur- und Verwaltungsanteil |
| Verwaltervergütung | nein (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV) |
| Zuführung zur Erhaltungsrücklage | nein |
| Reparaturen am Gemeinschaftseigentum | nein (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV) |
| Sonderumlagen, Kosten der Eigentümerversammlung, Prozesskosten der WEG | nein |
| Kabel- und Breitbandgrundgebühren | nein, seit 1. Juli 2024 entfallen |
„Sonstige Betriebskosten" nach § 2 Nr. 17 BetrKV — etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern — sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind. Ein pauschaler Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt dafür nicht.
Der Umlageschlüssel
Ohne abweichende Vereinbarung wird nach Wohnfläche umgelegt; verbrauchsabhängig erfasste Kosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden (§ 556a BGB). Bei vermietetem Wohnungseigentum gilt grundsätzlich der WEG-interne Verteilungsmaßstab, sofern er nicht billigem Ermessen widerspricht — das erspart die Umrechnung und macht die Abrechnung nachvollziehbar.
Ein Wechsel auf einen Verbrauchsmaßstab ist möglich, aber nur durch Erklärung in Textform und nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums.
Wie wir abrechnen
- Januar bis März: Belege sammeln, Ablesewerte der Messdienste anfordern, Hausgeldabrechnung anmahnen, wenn sie ausbleibt.
- Prüfung: Positionen auf Umlagefähigkeit durchgehen, Hauswartkosten aufteilen, Wirtschaftlichkeit prüfen.
- Erstellung: Abrechnung je Einheit, mit Umlageschlüssel, Vorauszahlungen und Saldo, dazu die Pflichtangaben zur CO₂-Aufteilung.
- Versand mit Zugangsnachweis, deutlich vor dem 31. Dezember.
- Nachlauf: Rückfragen und Belegeinsicht, Auszahlung von Guthaben, Anpassung der Vorauszahlungen.
Die Rechtslage im Detail — welche Kosten nach der Betriebskostenverordnung umlagefähig sind und welche vier Fehler eine Abrechnung angreifbar machen — steht ausführlich im Ratgeber: Nebenkostenabrechnung erstellen.