Pflichten
Vermieterpflichten im Jahreskalender: welche Frist wann läuft
Kurz beantwortet: Die härteste Frist ist die Betriebskostenabrechnung: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Dazu kommen jährlich die Heizkostenabrechnung, die monatliche Verbrauchsinformation bei fernablesbaren Zählern, Heizungswartung und Kaminkehrer, die Prüfung der Rauchwarnmelder, die Grundsteuer zu vier Terminen, die Einkommensteuererklärung und die Verkehrssicherung im Winter. Alle drei Jahre steht bei Großanlagen die Legionellenprüfung an.
Inhalt
Vermieten ist keine Tätigkeit mit Deadline, sondern eine mit vielen kleinen. Wer eine Wohnung selbst verwaltet, hat kein Problem mit einzelnen Aufgaben — sondern damit, dass zwölf Fristen über das Jahr verteilt liegen und keine davon erinnert wird. Dieser Beitrag ist die Liste, nach Monaten sortiert.
Die Fristen, bei denen Versäumen unmittelbar Geld kostet
- Betriebskostenabrechnung: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2026 also bis 31. Dezember 2027. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen — ein Guthaben müssen Sie aber trotzdem auszahlen. Diese Frist ist die mit dem größten Einzelschaden: Eine nicht abgerechnete Nachforderung von 600 € je Wohnung ist einfach weg.
- Mieterhöhung: Wartefristen. Eine Erhöhung nach § 558 BGB ist erst zulässig, wenn die Miete 15 Monate unverändert war und die letzte Erhöhung zwölf Monate zurückliegt. Wer zu früh erklärt, muss von vorn anfangen.
- Indexmietanpassung: frühestens ein Jahr nach der letzten Änderung, und nicht nachholbar. Jedes übersprungene Jahr ist dauerhaft verloren. Siehe Staffelmiete oder Indexmiete?
- Kautionsabrechnung nach Auszug: keine feste Frist, aber eine angemessene Prüfungszeit von regelmäßig drei bis sechs Monaten. Wer länger wartet, verliert Ansprüche praktisch durch Zeitablauf.
Der Jahreskalender
| Monat | Was ansteht |
|---|---|
| Januar | Zählerstände zum Jahreswechsel dokumentieren; Belege des Vorjahres sortieren; Grundsteuerbescheid prüfen; Verbrauchsinformation für Dezember |
| Februar | 15. Februar: erste Grundsteuerrate; Abrechnungsunterlagen beim Versorger und bei der WEG anfordern |
| März | Heizperiode auswerten; Wartungstermine für Heizung und Aufzug für das Jahr vereinbaren; Vorauszahlungen gegen die Vorjahreswerte prüfen |
| April | Rauchwarnmelder prüfen lassen (jährlich, nach DIN 14676); Außenanlagen und Dachrinnen nach dem Winter kontrollieren |
| Mai | 15. Mai: zweite Grundsteuerrate; WEG-Jahresabrechnung prüfen und umlagefähige von nicht umlagefähigen Positionen trennen |
| Juni | Betriebskostenabrechnung für das Vorjahr erstellen und versenden — nicht erst im Dezember; Vorauszahlungen anpassen |
| Juli | 31. Juli: Einkommensteuererklärung für das Vorjahr bei Pflichtveranlagung ohne Steuerberater; mit Berater deutlich später |
| August | 15. August: dritte Grundsteuerrate; Heizungswartung vor der Heizperiode; Kaminkehrertermin |
| September | Mietanpassung prüfen: Wartefristen erfüllt? Mietspiegel ausgewertet? Indexstand abgelesen? |
| Oktober | Winterdienst organisieren und Nachweise sichern; Versicherungsschutz prüfen; Frostschutz an Außenleitungen |
| November | 15. November: vierte Grundsteuerrate; Belegeinsicht-Anfragen und Widersprüche zur Abrechnung abarbeiten |
| Dezember | Zählerstände zum Jahresende; letzte Chance für die Betriebskostenabrechnung des Vorvorjahres; Instandhaltungsplanung für das neue Jahr |
Jährliche Pflichten im Detail
Betriebskostenabrechnung
Formell muss die Abrechnung eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Umlagemaßstabs, die Berechnung des Anteils und den Abzug der Vorauszahlungen enthalten. Der Mieter hat das Recht, die Belege einzusehen. Welche Positionen umlagefähig sind und welche vier Fehler eine Abrechnung angreifbar machen: Nebenkostenabrechnung erstellen.
Heizkostenabrechnung und Verbrauchsinformation
Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig abzurechnen, regelmäßig 70 Prozent nach Verbrauch und 30 Prozent nach Fläche. Sind fernablesbare Zähler installiert, müssen Sie den Mietern monatlich eine Verbrauchsinformation bereitstellen (§ 6a HeizkostenV). Dazu kommt seit der CO2-Kostenaufteilung die Verteilung der CO2-Kosten nach dem Stufenmodell. Praxis: Heizkostenabrechnung und CO2-Umlage und Fernablesbare Zähler.
Rauchwarnmelder
In Bayern besteht die Einbaupflicht nach Art. 46 Abs. 4 der Bayerischen Bauordnung für Schlafräume, Kinderzimmer und Rettungswege. Für den Einbau ist der Eigentümer verantwortlich; die Sicherstellung der Betriebsbereitschaft liegt beim Mieter, sofern der Eigentümer sie nicht selbst übernimmt. Praktisch sinnvoll ist, sie zu übernehmen und jährlich prüfen zu lassen — dann haben Sie den Nachweis. Details: Rauchwarnmelder in Bayern.
Heizungswartung und Kaminkehrer
Die Wartung sichert Gewährleistung und Versicherungsschutz und ist umlagefähig. Die Termine des Kaminkehrers ergeben sich aus der Kehr- und Überprüfungsordnung; der bevollmächtigte Bezirkskaminkehrer führt zusätzlich die Feuerstättenschau durch. Siehe Heizungswartung und Kaminkehrer.
Grundsteuer
Der Jahresbetrag ist zu je einem Viertel am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November fällig (§ 28 GrStG). In Bayern gilt das Flächenmodell. Die Grundsteuer ist umlagefähig. Hintergrund: Grundsteuer in Bayern.
Winterdienst
Die Räum- und Streupflicht trifft in München grundsätzlich den Grundstückseigentümer und kann wirksam auf den Mieter übertragen werden — dann müssen Sie aber kontrollieren. Bei einer Eigentumswohnung übernimmt in der Regel die WEG über einen Dienstleister. Details: Winterdienst und Streupflicht.
Mehrjährige Intervalle
- Legionellenprüfung: Bei Großanlagen zur Trinkwassererwärmung mit Vermietung ist die Untersuchung auf Legionellen nach der Trinkwasserverordnung in der Regel alle drei Jahre durchzuführen. Bei einer Eigentumswohnung macht das die WEG; prüfen Sie, ob es geschieht. Siehe Legionellenprüfung.
- Energieausweis: zehn Jahre gültig. Bei Neuvermietung müssen Sie ihn unaufgefordert vorlegen; Pflichtangaben gehören ins Inserat. Siehe Energieausweis.
- Aufzug: wiederkehrende Prüfungen durch eine zugelassene Überwachungsstelle, dazwischen Zwischenprüfungen. Siehe Aufzug: Wartung und Prüfung.
- Heizung: Nach dem Gebäudeenergiegesetz dürfen Heizkessel, die mit flüssigem oder gasförmigem Brennstoff betrieben werden, nach 30 Jahren grundsätzlich nicht mehr betrieben werden; für Niedertemperatur- und Brennwertkessel gelten Ausnahmen. Ein Austausch ist ein Projekt mit Vorlauf von Monaten. Siehe Heizungstausch und Gebäudeenergiegesetz.
- Mietspiegel München: alle zwei Jahre neu. Die Ausgabe 2025 ist aktuell, die nächste erscheint 2027 — die Erhebung dafür läuft seit Januar 2026. Jede neue Ausgabe ist ein Anlass, die Miete zu prüfen.
Laufende Pflichten ohne festen Termin
- Instandhaltung und Mängelbeseitigung. Sie müssen die Wohnung im vertragsgemäßen Zustand erhalten (§ 535 BGB). Reagieren Sie auf eine Mängelanzeige nicht, drohen Mietminderung und Selbstvornahme auf Ihre Kosten. Wir bearbeiten Schadensmeldungen an Werktagen binnen 24 Stunden, Notfälle sofort: Schadensmeldung in 24 Stunden.
- Erreichbarkeit. Keine gesetzliche Pflicht, aber der häufigste Grund für Eskalation. Siehe Erreichbarkeit im Mieterkontakt.
- Wohnungsgeberbestätigung nach § 19 BMG bei jedem Einzug — der Mieter muss sich binnen zwei Wochen anmelden.
- Kaution getrennt anlegen und bei Vertragsende abrechnen.
- Verkehrssicherung ganzjährig: Beleuchtung, Treppen, Geländer, Bäume.
- Mieteingangskontrolle monatlich, mit Mahnlauf bei Verzug.
Wie man das nicht vergisst
Mit einer Wohnung geht ein Kalender mit Erinnerungen. Mit drei Wohnungen wird es unübersichtlich, weil die Fristen je Einheit unterschiedlich laufen — Mietbeginn, letzte Erhöhung, Abrechnungszeitraum, Wartungsintervall. Ab etwa drei Einheiten lohnt ein System, das die Fristen je Einheit führt und nicht je Kalendermonat.
Das Vermieter-Portal tut genau das: Mieten, Kosten, Unterlagen und Termine je Einheit, mit Export für den Steuerberater — für bis zu drei Wohnungen dauerhaft kostenlos, jede weitere 1,99 € brutto im Monat. Wer die Fristen gar nicht führen will, gibt sie ab: Bei uns kostet die Verwaltung 50,00 € brutto je Einheit und Monat, WG-Zimmer 40,00 € je Zimmer. Der Vergleich der beiden Wege: Selbst verwalten oder verwalten lassen?
Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, Rechtsstand Oktober 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.