Hausverwaltung in München finden: 10 Kriterien, Preismodelle und die Fragen fürs Erstgespräch

Wer in München eine Hausverwaltung sucht, bekommt zwei Sorten Antworten: Werbeseiten, die alles versprechen, und Erfahrungsberichte, die vor allem davon handeln, dass niemand ans Telefon ging. Beides hilft wenig bei der Entscheidung. Dieser Beitrag beschreibt, worauf es bei der Auswahl tatsächlich ankommt — mit Kriterien, die Sie in einem einzigen Telefonat abprüfen können. Er gilt für vermietete Eigentumswohnungen, möblierte Wohnungen, WG-Zimmer und kleine Mehrfamilienhäuser in München und dem Umland.

Welche Art Verwaltung Sie brauchen

Der erste Fehler passiert vor der Suche: Viele Eigentümer suchen „Hausverwaltung" und meinen damit zwei verschiedene Dinge.

• WEG-Verwaltung verwaltet das Gemeinschaftseigentum eines Hauses — Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizung — im Auftrag aller Eigentümer. Sie wird von der Eigentümergemeinschaft bestellt, nicht von Ihnen allein. Wenn Ihre Wohnung in einem Mehrparteienhaus liegt, gibt es diese Verwaltung in der Regel schon.
• Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung (SEV) kümmert sich um Ihre Wohnung und Ihren Mieter: Mieteingang, Nebenkostenabrechnung, Reparaturen in der Wohnung, Mieterwechsel, Mieterkontakt. Diese Verwaltung beauftragen Sie selbst. Sie ist es, die Ihnen die Arbeit abnimmt.

Beides zusammen aus einer Hand ist selten und selten gut: Eine WEG-Verwaltung ist für die Gemeinschaft da und hat strukturell wenig Zeit für einzelne Mieterangelegenheiten. Für die eigene vermietete Wohnung suchen Sie also eine Miet- oder Sondereigentumsverwaltung. Den Unterschied im Detail: Sondereigentumsverwaltung in München.

10 Kriterien für eine gute Verwaltung

1. Erlaubnis und Versicherung. Wer gewerblich Wohnraum verwaltet, braucht seit 2018 eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO und muss sich alle drei Jahre 20 Stunden weiterbilden. Dazu gehört eine Vermögensschadenhaftpflicht. Beides darf man erfragen; wer ausweicht, ist raus.
2. Vollständiger Leistungskatalog. Kaufmännisch (Mieteingang, Mahnwesen, Nebenkostenabrechnung, Eigentümerabrechnung), technisch (Schadensmeldung, Handwerker, Wartung) und Mieterkontakt. Fehlt einer der drei Bereiche, bleibt die Arbeit bei Ihnen — meist der unangenehmste Teil.
3. Preis vor dem Gespräch. Eine Verwaltung, die ihren Preis erst im persönlichen Termin nennt, verhandelt. Das ist kein Vorwurf, aber ein Hinweis: Dann lohnt es sich, zwei weitere Angebote einzuholen. Was in München üblich ist: Kosten einer Hausverwaltung in München.
4. Keine Mindestanzahl an Einheiten. Viele Münchner Verwaltungen nehmen Bestände ab zehn oder zwanzig Wohnungen. Für die einzelne Eigentumswohnung bleiben dann nur Anbieter, die genau dafür aufgestellt sind.
5. Übernahme bestehender Mietverhältnisse. Die Verwaltung muss laufende Mietverträge, Kautionen, Abrechnungen und Zählerstände vom Vorverwalter oder von Ihnen übernehmen — und die Mieter informieren. Wer das nicht als Standardablauf beschreibt, hat es selten gemacht. So läuft der Wechsel: Hausverwaltung wechseln in München.
6. Verbindliche Reaktionszeiten. „Wir sind immer erreichbar" ist keine Zusage. Eine Zusage ist: Schadensmeldungen werden an Werktagen binnen 24 Stunden bearbeitet, Notfälle sofort, mit Notfallnummer. Fragen Sie nach der Zahl, nicht nach dem Gefühl.
7. Ein fester Ansprechpartner. Für Sie und für Ihren Mieter. Ticketsysteme sind in Ordnung, wenn dahinter ein Mensch sitzt, der die Wohnung kennt. Ein Callcenter, das jedes Mal neu anfängt, ist der häufigste Grund für Verwalterwechsel.
8. Ortskenntnis. Mietspiegel, Mietpreisbremse (in München bis Ende 2029), Kappungsgrenze von 15 Prozent in drei Jahren, Zweckentfremdungssatzung, Handwerker, die kurzfristig kommen — das kennt eine Verwaltung aus München besser als eine aus der Ferne. Für Eigentümer, die selbst nicht in München wohnen, ist das Kriterium Nummer eins.
9. Digitales Reporting. Sie sollten jederzeit sehen können, ob die Miete da ist, was repariert wurde und was es gekostet hat — ohne anzurufen. Eine Jahresabrechnung, die der Steuerberater direkt verwenden kann, gehört dazu.
10. Ein fairer Vertrag. Drei Monate Kündigungsfrist zum Monatsende, klar ausgewiesene Sondervergütungen, keine automatische Verlängerung um mehrere Jahre. Ein Verwaltervertrag, den man nur schwer wieder loswird, sagt etwas über das Vertrauen des Anbieters in die eigene Leistung.

Die drei Preismodelle im Vergleich

In München begegnen Ihnen drei Abrechnungsarten. Welche passt, hängt vor allem von der Größe Ihres Bestands ab.

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Unabhängig vom Modell gilt: Die Neuvermietung wird fast überall gesondert berechnet — entweder als Prozentsatz, als eine bis zwei Monatskaltmieten oder als feste Pauschale. Fragen Sie danach, bevor Sie vergleichen. Zwei Monatskaltmieten sind in München bei einer 2-Zimmer-Wohnung schnell mehr als ein ganzes Jahr Verwaltung.

Warnsignale: woran Sie eine schlechte Verwaltung erkennen

Die meisten Beschwerden über Hausverwaltungen in München drehen sich um dieselben fünf Dinge. Sie lassen sich vor dem Vertrag erkennen:

• Keine Rückmeldung auf die Anfrage innerhalb von zwei Werktagen. Wenn der Anbieter schon im Verkauf nicht antwortet, wird es später nicht besser.
• Der Preis steht nirgends. Weder auf der Website noch in der ersten E-Mail. Das heißt nicht zwingend teuer, aber es heißt: Sie vergleichen gegen eine Zahl, die der Anbieter nach Ihrem Objekt festlegt.
• Verwaltung über eine Partnerfirma. Wer Ihren Mieter betreut, sollte beim Anbieter angestellt sein. Weitergereichte Verwaltung bedeutet eine Instanz mehr zwischen Ihnen und dem Problem.
• Lange Vertragslaufzeiten. Zwei oder drei Jahre Mindestlaufzeit mit automatischer Verlängerung sind bei einer einzelnen Wohnung unangemessen.
• Unklare Sondervergütungen. „Nach Aufwand" ohne Stundensatz, „marktüblich" ohne Zahl. Jede Zusatzleistung sollte im Vertrag mit Preis stehen.

Sonderfall: eine einzelne Eigentumswohnung

Die häufigste Suche in München kommt nicht von Großvermietern, sondern von Eigentümern mit einer oder zwei Wohnungen: geerbt, als Kapitalanlage gekauft oder nach dem Umzug behalten. Für sie sind die meisten klassischen Verwaltungen nicht gebaut — die Mindestgrößen schließen sie aus, oder die prozentuale Gebühr lohnt sich für den Verwalter nicht, und er behandelt die Wohnung entsprechend.

Für eine einzelne Wohnung sollten Sie deshalb gezielt nach drei Dingen fragen: Gibt es eine Mindestanzahl? Gilt der Preis pro Einheit, unabhängig von der Miete? Und: Übernehmen Sie auch den Mieterkontakt vollständig, oder nur die Buchhaltung? Was eine Verwaltung dann konkret tut, steht hier: Wohnung verwalten lassen in München. Ob sich das für Sie überhaupt rechnet: Selbst verwalten oder verwalten lassen?

12 Fragen für das Erstgespräch

Diese Fragen passen in ein Telefonat von 15 Minuten. Die Antworten sagen mehr als jede Website.

1. Haben Sie die Erlaubnis nach § 34c GewO und eine Vermögensschadenhaftpflicht?
2. Was kostet die Verwaltung meiner Wohnung im Monat — inklusive Umsatzsteuer?
3. Was ist in diesem Preis nicht enthalten, und was kostet es?
4. Was kostet eine Neuvermietung bei Ihnen?
5. Ab wie vielen Einheiten nehmen Sie Eigentümer an?
6. Wer ist mein Ansprechpartner — und wer der meines Mieters?
7. Innerhalb welcher Zeit bearbeiten Sie eine Schadensmeldung? Gibt es eine Notfallnummer?
8. Bis zu welchem Betrag beauftragen Sie Reparaturen ohne Rückfrage bei mir?
9. Wie und wie oft bekomme ich Reporting? Kann mein Steuerberater damit direkt arbeiten?
10. Wie läuft die Übernahme meines bestehenden Mietverhältnisses ab, und wer informiert den Mieter?
11. Wie lang ist die Kündigungsfrist des Verwaltervertrags, und verlängert er sich automatisch?
12. Verwalten Sie selbst, oder über eine Partnerfirma?

Der Verwaltervertrag: worauf es ankommt

Wenn die Antworten passen, bleibt der Vertrag. Fünf Punkte, die darin stehen sollten:

• Leistungskatalog als Anlage, nicht als Prosa. Jede Aufgabe mit der Angabe, ob sie im Grundpreis enthalten ist.
• Vergütung mit Umsatzsteuer, Fälligkeit und Anpassungsregel. Eine Indexklausel ist üblich; eine freie Erhöhung „nach billigem Ermessen" nicht.
• Vollmacht mit klarem Umfang: Mietverträge schließen, Kündigungen aussprechen, Handwerker beauftragen bis zu einer Freigabegrenze, vor der WEG auftreten. Mehr dazu: Vollmacht und Vertretung.
• Fristen, die der Verwalter übernimmt — vor allem die Betriebskostenabrechnung binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen verloren.
• Laufzeit und Kündigung: drei Monate zum Monatsende, keine Mindestlaufzeit über ein Jahr, Herausgabe aller Unterlagen bei Vertragsende innerhalb einer festen Frist.

Wie COLYO die zehn Kriterien erfüllt

Wir haben diesen Beitrag geschrieben, weil wir selbst eine Hausverwaltung in München sind — und weil wir finden, dass die Kriterien für alle gelten sollten, auch für uns. Deshalb hier die ehrliche Gegenprobe:

• Verwaltung von Eigentumswohnungen, möblierten Wohnungen und WG-Zimmern in München und Nürnberg, kaufmännisch, technisch und mit vollständigem Mieterkontakt.
• Preis vor dem Gespräch: 50,00 € brutto je Wohnung und Monat, 40,00 € je einzeln vermietetem WG-Zimmer, Neuvermietung als feste Pauschale je Mietvertrag. Alle Preise.
• Keine Mindestanzahl — auch eine einzelne Eigentumswohnung.
• Übernahme bestehender Mietverhältnisse, inklusive Unterlagenanforderung beim Vorverwalter und Information der Mieter.
• Schadensmeldungen werktags binnen 24 Stunden, Notfälle sofort; ein fester Ansprechpartner für Sie und Ihren Mieter.
• Büro in München-Haidhausen, Verwaltung im eigenen Haus, keine Partnerfirma. Die BM Property Partners GmbH hält und saniert selbst Wohnungen in München und Nürnberg.
• Vermieter-Portal mit Mieten, Kosten, Unterlagen und Export für den Steuerberater.
• Kündigungsfrist drei Monate zum Monatsende, keine mehrjährige Bindung.

Was wir nicht machen: WEG-Verwaltung. Wer die sucht, ist bei uns falsch — die Schnittstelle zur bestehenden WEG-Verwaltung Ihrer Anlage übernehmen wir aber mit. Mehr über uns: Über COLYO.

Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, Rechtsstand Oktober 2026. Keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.